Emitir facturas rectificativas: por qué y cómo hacerlas
Emitir una factura rectificativa es algo relativamente frecuenta en la gestión contable de las empresas. Cuando llega el momento de repasar las finanzas del tercer trimestre del ejercicio, significa que tendrá que ponerse al día con los ingresos y gastos, lo que implica repasar todas y cada una de las facturas.
Al hacerlo, es posible que detecte algún error, pero no se preocupe, ya que está a tiempo de emitir una factura rectificativa, ya que usted cuenta con 4 años para enmendar el error. Según el reglamento de facturación, la rectificación ha de emitirse en cuanto se tenga conocimiento del error.
Si lleva ya un tiempo de autónomo, seguramente hacer facturas es algo que puede hacer fácilmente y con los ojos cerrados, sin embargo, es normal que a veces se le pueda escapar algo y cometer un pequeño error. Pero no se preocupe, desde 9 Assessors podemos ayudarle a corregirlo.
Si se da cuenta de que ha cometido un error en alguno de los datos o importes de una factura, no debe acudir al documento original para corregirlo, si no que debe emitir una factura totalmente nueva en la que especifique el motivo por el cual está emitiendo una rectificación. Sabemos que a priori puede parecer confuso o complicado, por eso le invitamos a que siga leyendo para saber que y cómo hacerlo para poder emitir la rectificación de una factura.
¿Cuándo debes emitir una factura rectificativa?
A veces podemos confundirnos y pensar que una factura necesita ser rectificada cuando en realidad no es necesario, por eso les recomendamos que consulten con nuestros profesionales para saber cuándo es realmente necesario emitir una factura rectificativa.
En la sede electrónica de la Agencia Tributaria están detalladamente explicados los supuestos en los que un autónomo está obligado a expedir factura rectificativa. Sin embargo, estos pueden ser confusos o complicados de entender, por eso desde 9 Assessors vamos a intentar aportar un poco más de luz sobre el asunto, para que sea sencillo de llevar a cabo este sencillo trámite.
Tenemos que decir que nuestra recomendación siempre es que lo mejor es contar con un administrador o gestor que le haga más llevaderos estos trámites, o que, al menos, le ayude y le guíe a la hora de realizar la rectificación de una factura errónea.
Supuestos en los que hay que emitir una factura rectificativa
Los puntos anteriores resumen los casos principales por los que se debe emitir una factura rectificativa. Son las causas más comunes y que no se deben pasar por alto, ya que lo que menos le conviene a su empresa es que Hacienda considere que usted intenta levar a cabo algún tipo de fraude, las consecuencias podrían ser cuantiosas.
Si alguno de los datos profesionales de la factura es incorrecto. Ya sean propios o de la empresa o particular al que hemos emitido la factura, un dato incorrecto se debe corregir si o sí.
Si hay algún dato profesional que falta, ya sea propio o de la empresa/particular al que emite la factura. En los artículos 6 y 7 del Reglamento de facturación encontrará de forma de tallada los conceptos que debe incluir en la factura, asegúrese siempre de que están todos estos elementos para evitar tener que emitir rectificaciones.
Cuando haya un error en el cálculo de los importes de la factura. Sea a favor o en contra, en este caso también debemos realizar una rectificación de factura.
Si el tipo de IVA o Cuota están mal calculados. Entienda que aplicar un IVA inferior puede o bien pasar desapercibido o alarmar a Hacienda. En el caso de que no pase desapercibido, Hacienda puede considerarlo como fraude por lo que, sea cual sea el caso, lo mejor es emitir una factura rectificativa.
¿Cómo emitir una factura rectificativa?
Ahora que ya sabe cuáles son los principales motivos por los que debe emitir una factura rectificativa, podemos proceder a hablar sobre cómo emitir la misma.
Como consejo tenemos que decir que, a la hora de emitir facturas, es mejor hacer siempre un repaso exhaustivo de todas y cada una de ellas, de ese modo se ahorrarán tanto disgustos como tediosos trámites posteriores de rectificación de facturas.
Para hacer una factura rectificativa debe tener en cuenta estos 3 puntos:
Se debe especificar que se trata de una factura rectificativa. Tenga en cuenta que es mejor que disponga de un número de serie distinto al de la factura original.
Especifique la causa de la rectificación, sea cual sea, pues de este modo dejaremos claro el motivo por el que la está emitiendo, ya sea un dato mal anotado o un IVA mal calculado. Añadiendo el número y fecha de la factura original a la que está rectificando.
Asegúrese de que cumple con todos los requisitos formales y obligatorios de carácter general.
Debe incluir todos los datos básicos, como si fuese una factura normal.
Tenga en cuenta que, cuando se trata de un gasto de la empresa, las facturas son las emitidas por nuestros proveedores, lo que significa que si hay algún error en estas el que debe emitir una factura rectificativa es su proveedor, no usted.
Tipologías de facturas rectificativas
Por último, aunque no menos importante, desde 9 Assessors queremos explicarte los dos tipos de facturas rectificativas que existen:
Factura de abono positiva: factura rectificativa por la que recibiremos dinero.
Factura de abono negativa: factura rectificativa por la que debes abonar una cantidad de dinero. Es decir, has emitido una factura con un abono inferior al real y debe abonar la diferencia.
En ambos casos el proceso de creación de la factura rectificativa sería el mismo. Volvemos a recordar que lo mejor es contar con la ayuda de profesionales como los de 9 Assessors. Si desea contratar nuestros servicios, contacte con nosotros sin ningún tipo de compromiso y pida información.
